Η Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης (Μ.Ο.Δ.Υ.) του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του ΕΚΠΑ ενημερώνει για τα ακόλουθα ζητήματα ενόψει της έναρξης του οικονομικού έτους 2024:
- Οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι, οι οποίοι έως σήμερα δεν έχουν καταθέσει τους προϋπολογισμούς των έργων/προγραμμάτων τους για το οικονομικό έτος 2024, παρακαλούνται να τους καταρτίσουν και να τους υποβάλουν το συντομότερο δυνατό, άλλως δεν θα είναι δυνατή η έγκριση, εκτέλεση ή εξόφληση καμίας δαπάνης εντός του 2024.
- Η υποχρέωση κατάθεσης και έγκρισης αναλυτικού ετήσιου προϋπολογισμού ισχύει για όλα τα έργα/προγράμματα, ανεξαρτήτως της διάρκειας αυτών (ετήσια ή πολυετή).
- Ειδικά για τα έργα/προγράμματα που αντιμετωπίζονται ως ετήσια (έργα χωρίς σαφή ημερομηνία λήξης ή με διάρκεια μικρότερη του οικονομικού έτους), παρακαλούμε όπως κατατεθεί επιπλέον του προϋπολογισμού και αίτημα ορισμού Επιτροπής Αξιολόγησης προσωπικού για το έτος 2024.
- Η υποβολή των εντύπων πραγματοποιείται:
α) μέσω της πλατφόρμας eforms διότι η διαδικασία είναι ευκολότερη και ταχύτερη. Επισημαίνεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω eforms πρωτοκολλώνται αυτόματα και διεκπεραιώνονται κατά προτεραιότητα.
β) μέσω αποστολής στην ηλεκτρονική διεύθυνση protocol@elke.uoa.gr. Διευκρινίζεται ότι τα έντυπα που υποβάλλονται μέσω email πρέπει να φέρουν υποχρεωτικά προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και έγκυρη χρονοσήμανση, άλλως θα επιστρέφονται στον αποστολέα ως μη νομίμως υποβληθέντα και,
γ) μέσω κατάθεσης των πρωτότυπα υπογεγραμμένων εντύπων στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. - Απαραίτητη προϋπόθεση για την έγκριση εκτέλεσης δαπανών ή την πληρωμή δαπανών ή αμοιβών, ακόμη κι αν η έγκριση αυτών έγινε εντός του 2023 ή προγενέστερα, είναι: α) η έγκριση του προϋπολογισμού για το έτος 2024 κάθε έργου/προγράμματος και β) η έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης.
- Η έκδοση αποφάσεων έγκρισης προϋπολογισμών, καθώς και ορισμού Επιτροπών Αξιολόγησης προσωπικού, δύναται να πραγματοποιείται εντός του 2023, αλλά η ισχύς τους θα αφορά στο έτος 2024, ενώ η έκδοση αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης για κάθε έργο/πρόγραμμα θα πραγματοποιείται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. από την πρώτη εργάσιμη ημέρα του 2024 και εξής.
- Τα αιτήματα πληρωμής, τα οποία συνοδεύονται από τιμολόγιο για την προμήθεια ειδών ή την παροχή υπηρεσιών με ημερομηνία έκδοσης έως 31/12/2023, θα παραλαμβάνονται προς καταχώριση στα βιβλία της Μ.Ο.Δ.Υ. έως και 12/1/2024. Μετά την ως άνω ημερομηνία, κανένα τιμολόγιο του 2023 δεν δύναται να εξοφληθεί.
- Ιδιαίτερα οι απευθείας αναθέσεις που εγκρίθηκαν το 2023 χωρίς να έχει γίνει σχετική πρόβλεψη ότι μέρος ή και το σύνολο αυτών θα πραγματοποιηθεί σε επόμενα οικονομικά έτη, ισχύουν μόνο για το τρέχον οικονομικό έτος και θα πρέπει υποχρεωτικά να τιμολογηθούν έως 31/12/2023. Σε διαφορετική περίπτωση δεν θα είναι δυνατή η εξόφλησή τους. Τα προαναφερόμενα ισχύουν και για την τιμολόγηση συμβάσεων προμηθειών, ειδών ή παροχής υπηρεσιών, οι οποίες υλοποιούνται κατόπιν άλλης διαγωνιστικής διαδικασίας πλην της απευθείας ανάθεσης, με διάρκεια έως 31/12/2023.
- Παρακαλείσθε να καταθέσετε άμεσα και σε κάθε περίπτωση όχι πέραν της 19ης/12/2023 είτε τις αποδείξεις παροχής υπηρεσιών είτε τις επιστολές για την έκδοση παραστατικών στο Πρωτόκολλο της Μ.Ο.Δ.Υ. έτσι ώστε να γίνει άμεσα η λογιστικοποίηση των εσόδων που έχουν κατατεθεί εντός του 2023 σε τραπεζικούς λογαριασμούς των έργων/προγραμμάτων σας καθώς επίσης και να εκδοθούν τιμολόγια για την είσπραξη εσόδων. Μετά την ως άνω ημερομηνία, κανένα τιμολόγιο δεν δύναται να εκδοθεί με ημερομηνία εντός του έτους 2023.
Όσοι αντιμετωπίσετε δυσκολίες στη χρήση των eforms μπορείτε να απευθύνεστε στις κατά τόπους αποκεντρωμένες μονάδες του Ε.Λ.Κ.Ε. στις Σχολές του ΕΚΠΑ προκειμένου να σας υποστηρίξουν στην διαδικασία υποβολής των ανωτέρω εντύπων μέσω των eforms.
Ενημερώνεστε ότι σε επόμενο διάστημα στο πλαίσιο εφαρμογής της νομοθεσίας για την ψηφιακή διακυβέρνηση και την υποχρεωτική ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, η Υπηρεσία θα μεταβεί σε αποκλειστική χρήση της πλατφόρμας eforms για την υποβολή αιτημάτων/εγγράφων προς τη Μ.Ο.Δ.Υ.. Κατά συνέπεια παρακαλείσθε όλοι να εγγραφείτε άμεσα στην πλατφόρμα eforms, να δώσετε πρόσβαση στους συνεργάτες σας, εφόσον το επιθυμείτε, και να συμβουλευτείτε τον οδηγό χρήσης της πλατφόρμας έτσι ώστε να υπάρξει ομαλή μετάβαση στην αποκλειστική χρήση της.
Για περισσότερες διευκρινίσεις, για την υποβολή προϋπολογισμών έργων/προγραμμάτων για το οικονομικό έτος 2024 και άλλα διαχειριστικά θέματα μπορείτε να ακολουθήσετε το σύνδεσμο στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.: https://www.elke.uoa.gr/Anakoinoseis/Details/7011 όπου επισυνάπτονται οι εξής ενημερωτικές επιστολές:
1. Θέματα Προϋπολογισμών και Επιτροπών, 2. Θέματα Απασχόλησης, 3. Θέματα Προμηθειών, 4. Θέματα Μετακινήσεων και 5. Θέματα Εσόδων
