Νέα έντυπα της ηλεκτρονικής πλατφόρμας eForms για τις συναλλαγές με τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε.

Η ηλεκτρονική πλατφόρμα «eForms» έχει εμπλουτιστεί και περιλαμβάνει νέες φόρμες των απαραίτητων εντύπων για τις συναλλαγές σας με τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε.

Ειδικότερα, είναι διαθέσιμα τα εξής έντυπα:

1. Νέο Έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε27 «Αίτημα Χορήγησης Προκαταβολής» το οποίο χρησιμοποιείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο προκειμένου να αιτηθεί τη χορήγηση προκαταβολής για την κάλυψη έκτακτων μικροεξόδων και εξόδων μετακίνησης.
2. Νέο Έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε28 «Αίτημα Απόδοσης Προκαταβολής» το οποίο χρησιμοποιείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο προκειμένου να αποδώσει όλα τα σχετικά παραστατικά (όπως εξοφλημένα τιμολόγια) και δικαιολογητικά που αφορούν το ΧΕΠ/ΕΠ που έχει λάβει ως προκαταβολή εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών από τη νομοθεσία.
3. Νέο Έντυπο Ε-ΔΠ-03-Ε10 «Αίτημα ταμειακής διευκόλυνσης» το οποίο χρησιμοποιείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο προκειμένου να αιτηθεί την ταμειακή διευκόλυνση του έργου του.
4. Νέο Έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε26 «Απόδειξη Χρέωσης Υλικού» ως συνυποβαλλόμενο έγγραφο του Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα πληρωμής» το οποίο συμπληρώνεται στις περιπτώσεις που η δαπάνη αφορά σε αγορά πάγιου εξοπλισμού ο οποίος θα περιέλθει στην κυριότητα του Ε.Κ.Π.Α. και δεν θα δοθεί σε άλλο φορέα (κατηγορίες προϋπολογισμού 1.2,1.3,1.4,1.5,1.6,1.7,1.8, και 1.11), σε διαμόρφωση χώρων κτηριακών εγκαταστάσεων του Ε.Κ.Π.Α. και όχι άλλου φορέα (κατηγορία προϋπολογισμού 1.1) και σε αγορά βιβλίων τα οποία δεν προορίζονται για διανομή (κατηγορία προϋπολογισμού 2.16)».
5. Νέο έντυπο Ε-ΔΠ-06-Ε79 «Πρόταση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος» το οποίο χρησιμοποιείται από αιτούντα για τη συμμετοχή του σε πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος στο πλαίσιο απασχόλησης φυσικού προσώπου.
6. Νέο έντυπο Ε-ΔΠ-10-Ε3 «Αίτηση Ένταξης στις Η.Υ. για την Διαχείριση Α.Π.Υ.» το οποίο χρησιμοποιείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο προκειμένου να αιτηθεί την ένταξη χρηστών στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ.Ε. για τη διαχείριση αποδείξεων παροχής υπηρεσιών (Α.Π.Υ.).
7. Επικαιροποίηση του εντύπου Ε-ΔΠ-06-Ε43 «Αίτημα έγκρισης απασχόλησης διδακτικού προσωπικού» έτσι ώστε ένα έντυπο να περιλαμβάνει όλες τις κατηγορίες των διδασκόντων σε προγράμματα σπουδών α’ κύκλου, Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) και Ξενόγλωσσα Προγράμματα Σπουδών (Ξ.Π.Σ.). Για την παροχή αναλυτικών οδηγιών σχετικά με την απασχόληση διδακτικού προσωπικού πατήστε εδώ.  
8. Κείμενο για την Ενημέρωση για τα Προσωπικά Δεδομένα στο αριστερό μενού της εφαρμογής.
9. Δήλωση του Αναπληρωτή Επιστημονικού Υπεύθυνου στα eForms. Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός Υπεύθυνος για κάποιο σοβαρό λόγο (άδεια κανονική, αναρρωτική, εκπαιδευτική κ.λπ.) δεν μπορεί  να υποβάλλει τα απαραίτητα έγγραφα για την ομαλή υλοποίηση του έργου, θα πρέπει να τσεκάρει στα eForms το πεδίο (box) που βρίσκεται πριν από τη φράση «Ειδοποίηση Αναπληρωτών Επιστημονικών Υπευθύνων για Υπογραφή και Υποβολή Εγγράφων» έτσι ώστε να μπορεί να υποβάλλει ο Αναπληρωτής Επιστημονικός Υπεύθυνος τα έγγραφα μέσω eforms. Από τη στιγμή εκείνη και μετά μόνο ο Αναπληρωτής Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να υποβάλλει μέσω της πλατφόρμας των eForms όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Όταν αρθεί το κώλυμα και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος επιστρέψει στα καθήκοντά του τότε θα πρέπει να ξετσεκάρει το πεδίο αυτό και να μείνει κενό και από τη στιγμή αυτή και μετά μόνο ο Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να υποβάλλει έγγραφα μέσω των eForms. Προσοχή: εάν δεν γίνει η τελευταία διαδικασία τότε θα συνεχίσει να υποβάλλει έγγραφα μόνο ο Αναπληρωτής Επιστημονικός Υπεύθυνος.
10. Υπογραφή συμβάσεων φυσικών προσώπων από τους Δικαιούχους μέσω taxisnet, τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και το Νόμιμο Εκπρόσωπο του Ε.Λ.Κ.Ε./Ε.Κ.Π.Α. Με τη νέα εφαρμογή μέσω των eForms, δεν απαιτείται η προηγμένη ψηφιακή υπογραφή του δικαιούχου και του Επιστημονικού Υπευθύνου για τη σύναψη της σύμβασης όπως ίσχυε μέχρι σήμερα αλλά:

α) η διαδικασία υπογραφής από τον/την δικαιούχο γίνεται με τη χρήση των προσωπικών κωδικών του/της taxisnet με χρήση OTP ώστε να είναι δυνατή η άμεση και ασφαλής πιστοποίησή του/της και,

β) η διαδικασία υπογραφής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο γίνεται με timestamp απλά με την πιστοποίησή του από την είσοδό του στην πλατφόρμα eForms.

Μόλις η σύμβαση υπογραφεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο λαμβάνει αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου.   

Η νέα διαδικασία με την οποία γίνεται η υπογραφή των συμβάσεων μέσω της πλατφόρμας eForms είναι η εξής:

Μόλις ο Επιστημονικός Υπεύθυνος ολοκληρώσει τη συμπλήρωση των στοιχείων της σύμβασης αποστέλλεται αυτόματα e-mail στο δικαιούχο με συνημμένο το αρχείο της σύμβασης προς υπογραφή. Ο δικαιούχος πρέπει να πατήσει στον σύνδεσμο που υπάρχει στο email, ο οποίος τον μεταφέρει στην αρχική σελίδα των eForms και θα πρέπει να επιλέξει σύνδεση μέσω taxisnet. Για να προχωρήσει στην υπογραφή της σύμβασης, ο δικαιούχος πρέπει να έχει πιστοποιήσει τα στοιχεία επικοινωνίας του στο «Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας», προκειμένου να του αποσταλεί μοναδικός κωδικός μιας χρήσης (OTP) στο κινητό ή το email του (αναλόγως τι έχει δηλώσει) που θα τον εισάγει στην αντίστοιχη οθόνη του taxisnet και, εφόσον είναι σωστός, η διαδικασία θα συνεχιστεί στη σελίδα των eForms. Εκεί εμφανίζεται αυτόματα η σύμβαση, την οποία αφού ελέγξει μπορεί να την αποδεχθεί ή να την απορρίψει αναφέροντας την αιτία απόρριψης. Μετά την αποδοχή, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος λαμβάνει email, το οποίο περιέχει το αρχείο της σύμβασης με το timestamp της αποδοχής του δικαιούχου, βασικά στοιχεία της σύμβασης και δύο συνδέσμους. Με τον πρώτο σύνδεσμο υπογράφεται αυτόματα από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και πρωτοκολλείται η σύμβαση, ενώ με τον δεύτερο σύνδεσμο ο Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να δει αναλυτικά τη σύμβαση και να προχωρήσει σε πρωτοκόλληση ή ακύρωση συμπληρώνοντας υποχρεωτικά το λόγο ακύρωσης, προκειμένου να ενημερωθεί και ο δικαιούχος. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, το τελικό έντυπο έχει πρωτοκολληθεί με τα timestamps των υπογραφών του Δικαιούχου και του Επιστημονικού Υπευθύνου και στη συνέχεια μόνο ο Νόμιμος Εκπρόσωπος του Ε.Λ.Κ.Ε. Ε.Κ.Π.Α. υπογράφει με προηγμένη ψηφιακή υπογραφή. Αναλυτικότερη περιγραφή της ανωτέρω διαδικασίας υπάρχει στον οδηγό χρήσης των eForms.       

Η εν λόγω πλατφόρμα είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση https://eforms.elke.uoa.gr και η είσοδος σε αυτή πραγματοποιείται με τη συμπλήρωση των στοιχείων σας (username και password), τα οποία χρησιμοποιείτε για την είσοδό σας στο e-mail σας και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ε.Λ.Κ.Ε. Σε περίπτωση που είστε νέος χρήστης θα πρέπει να κάνετε εγγραφή νέου χρήστη και να ενεργοποιήσετε τις συναινέσεις που σας ζητούνται προκειμένου να εισέλθετε στην Κεντρική Υπηρεσία Πιστοποίησης. Η ανωτέρω διαδικασία εγγραφής νέου χρήστη γίνεται μόνο την πρώτη φορά που εισέρχεστε στην πλατφόρμα eForms. Μετά την είσοδό σας επιλέγετε τη φόρμα «Νέο Έντυπο» και ακολούθως τη φόρμα που σας ενδιαφέρει.

Για αναλυτικές οδηγίες συμπλήρωσης των εντύπων παρακαλούμε όπως επιλέξετε το πεδίο «Οδηγός χρήσης» της πλατφόρμας eForms.

Σε περίπτωση αντιμετώπισης τυχόν προβλημάτων κατά τη χρήση της πλατφόρμας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή του μενού «ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» της εφαρμογής προκειμένου να αντιμετωπιστούν άμεσα.

Στόχος της Διοίκησης είναι σε εύλογο χρονικό διάστημα η δημιουργία, η επεξεργασία και η υποβολή των απαιτούμενων αιτημάτων/εγγράφων να γίνεται αποκλειστικά μόνο μέσω της εν λόγω πλατφόρμας διότι αφενός προσφέρει σημαντικά οφέλη προς τους χρήστες της, αφετέρου  όλοι οι Φορείς του Δημοσίου Τομέα από το έτος 2021 είναι υποχρεωμένοι να εφαρμόσουν σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων.

Μέχρι σήμερα η δυνατότητα αυτή λειτουργεί εναλλακτικά της υποβολής αιτημάτων/εγγράφων μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο protocol@elke.uoa.gr και της δια ζώσης υποβολής. Είναι σημαντικό το χρονικό διάστημα που θα λειτουργούν και οι ανωτέρω δυνατότητες να αξιοποιηθεί προκειμένου οι χρήστες να εξοικειωθούν με τον τρόπο λειτουργίας αυτής και η μετάβαση στην αποκλειστική χρήση των eForms να είναι πιο ομαλή.

Η αποκλειστική χρήση, σε σύντομο χρονικό διάστημα, της εν λόγω πλατφόρμας είναι απαραίτητη τόσο για τη διευκόλυνση των Επιστημονικών Υπευθύνων και των εξουσιοδοτημένων συνεργατών τους κατά τη δημιουργία, επεξεργασία και υποβολή αιτημάτων/εγγράφων, όσο και για την επιτάχυνση της διαδικασίας διεκπεραίωσης αυτών από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε.

Τέλος, θα ήθελα να αναφέρω ότι η Διοίκηση της Μ.Ο.Δ.Υ. συνεχίζει την προσπάθεια αναβάθμισης των υπηρεσιών της με γνώμονα πάντα την καλύτερη εξυπηρέτησή σας και στο πλαίσιο αυτό σας καλούμε να υποβάλλετε τα αιτήματά/έγγραφά σας μέσω της πλατφόρμας «eForms» για την ταχύτερη και ευκολότερη εξυπηρέτησή σας.

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε.

Καθηγητής Νικόλαος Βούλγαρης

Βλ. επίσης: https://www.elke.uoa.gr/Anakoinoseis/Details/6729